La sección Recordatorios permite programar mensajes para el paciente, ideal para recordar citas, tratamientos pendientes o indicaciones post-operatorias. El envío automático es por email, con seguimiento de apertura, y además puedes adelantar cualquier recordatorio programado por WhatsApp.
Los recordatorios programados de toda la clínica también se ven desde la campana del menú superior, sin entrar a la ficha de cada paciente. Ver Recordatorios pendientes desde la campana.
Cómo acceder
1
Abre la ficha del paciente
Busca y abre la ficha del paciente usando el buscador global o el listado
2
Ve a la pestaña Recordatorios
Haz clic en la pestaña Recordatorios en la navegación de la ficha
Panel de estadísticas
Al tener recordatorios creados, verás un panel con 4 tarjetas informativas:Organización por pestañas
Los recordatorios se organizan en tres pestañas:- Programados
- Enviados
- Fallidos
Recordatorios pendientes de envío, ordenados por fecha más próxima primero.Cada recordatorio muestra:
- Fecha programada y hora de envío (09:00, 14:00 o 20:00)
- Profesional que lo creó
- Vista previa del mensaje en cursiva
Los recordatorios programados pueden ser eliminados o enviados inmediatamente.
Significado de los colores
El icono circular junto a cada recordatorio indica su estado:La apertura solo se puede medir en los emails. Un recordatorio enviado por WhatsApp queda en verde: el sistema registra el envío, pero no puede saber si el paciente lo leyó.
Permisos
- Administradores
- Profesionales
- Asistentes
Pueden ver todos los recordatorios Pueden programar nuevos recordatorios Pueden enviar inmediatamente Pueden enviar por WhatsApp cualquier recordatorio programado Ven en la campana los pendientes de toda la clínica Pueden eliminar cualquier recordatorio programado
Programar un recordatorio
1
Haz clic en Programar recordatorio
En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Programar recordatorio → Se abre un panel lateral
2
Selecciona la fecha de envío
Elige la fecha en que deseas que se envíe el email. No puedes seleccionar fechas pasadas.
3
Selecciona el horario
Elige uno de los tres horarios disponibles:
- En la mañana - Se envía a las 9:00 AM
- En la tarde - Se envía a las 2:00 PM
- En la noche - Se envía a las 8:00 PM
4
Escribe el mensaje
Usa el editor de texto para escribir el contenido del email. Puedes aplicar formato:
- Negrita y cursiva
- Listas numeradas y con viñetas
5
Guarda el recordatorio
Haz clic en Programar recordatorio → El recordatorio aparece en la pestaña Programados
Si seleccionas la fecha de hoy, solo podrás elegir horarios que aún no hayan pasado. Por ejemplo, si son las 3 PM, no podrás programar para “En la mañana” ni “En la tarde”.
Ver detalles de un recordatorio
Al hacer clic en cualquier recordatorio del timeline, se abre un panel con información detallada: Información mostrada:- Fecha programada y horario seleccionado
- Fecha de envío, con el canal usado (por correo electrónico o por WhatsApp, indicando quién lo envió) y fecha de apertura (si aplica, en dos columnas)
- Adelantado por WhatsApp: si el recordatorio sigue programado pero ya se despachó un WhatsApp de refuerzo, verás la fecha, quién lo mandó y el aviso de que el correo saldrá igual en su fecha
- Mensaje completo con formato
- Error (solo si falló el envío)
- Fecha de creación del recordatorio
Los recordatorios enviados antes de que existiera el envío por WhatsApp no muestran canal: todos salieron por correo.
Enviar inmediatamente
Puedes enviar un recordatorio programado antes de su fecha/hora programada:1
Ubica el recordatorio
En la pestaña Programados, pasa el cursor sobre el recordatorio que deseas enviar
2
Haz clic en Enviar
Aparecerá un icono de envío (flecha). Haz clic en él.
3
Confirma el envío
Lee el mensaje de confirmación y haz clic en Enviar ahora → El recordatorio se envía inmediatamente y pasa a la pestaña Enviados
Al enviar inmediatamente, el recordatorio se mueve a la pestaña “Enviados” con la fecha y hora actual del envío, no la fecha programada original.
Enviar por WhatsApp
Además del email, puedes mandar el recordatorio por WhatsApp sin esperar a la fecha programada. Es útil cuando necesitas que el paciente se entere hoy mismo o cuando no revisa el correo.1
Ubica el recordatorio programado
En la pestaña Programados, pasa el cursor sobre el recordatorio → Aparece el icono de WhatsApp (globo de mensaje)
2
Revisa la vista previa
Se abre una ventana con el mensaje tal como le llegará al paciente. El formato (negrita, cursiva, listas) se convierte a texto plano, porque WhatsApp no lo soporta.
3
Decide qué pasa con el correo
Usa el interruptor No enviar por correo:
- Apagado (por defecto) → el WhatsApp es un refuerzo: el correo igual sale en su fecha programada
- Encendido → el WhatsApp reemplaza al correo: el recordatorio queda como enviado y el correo ya no sale
4
Haz clic en Abrir WhatsApp
Se abre WhatsApp con el mensaje ya escrito en la conversación del paciente → Aprieta enviar tú para que el mensaje salga
Enciende No enviar por correo para evitar que el paciente reciba el mismo aviso dos veces. Déjalo apagado solo cuando quieras reforzar el mensaje por los dos canales.
Recordatorios pendientes desde la campana
La campana del menú superior abre un panel con todos los recordatorios programados de la clínica, sin necesidad de entrar a la ficha de cada paciente.1
Haz clic en la campana
En la barra superior, junto al buscador → Se abre un panel lateral con los recordatorios programados
2
Revisa los grupos
Los recordatorios vienen agrupados por cercanía de envío
3
Adelanta los que necesites
Haz clic en el icono de WhatsApp de un recordatorio → Se abre la misma ventana de vista previa descrita arriba
Cada recordatorio del panel muestra el paciente, a qué hora sale y una vista previa del mensaje. El icono de persona abre la ficha del paciente en una pestaña nueva.
Contenido del email
El email que recibe el paciente incluye: Encabezado:- Logo de la clínica (si está configurado) o nombre de la clínica
- Saludo personalizado con el nombre del paciente
- Mensaje escrito por el profesional
- Nombre del profesional que creó el recordatorio
- O “El equipo de [Nombre de la clínica]” si no hay profesional asignado
- Teléfono de la clínica
- Dirección de la clínica
- Aviso de mensaje automático
- Copyright del año actual
Eliminar recordatorios
1
Ubica el recordatorio
En la pestaña Programados, pasa el cursor sobre el recordatorio que deseas eliminar → Aparece el botón de eliminar (basurero)
2
Confirma la eliminación
Haz clic en el botón de eliminar → Lee la advertencia y confirma
Preguntas Frecuentes
¿Cómo sé si el paciente abrió el email?
¿Cómo sé si el paciente abrió el email?
Cuando un paciente abre el email, el icono del recordatorio cambia de verde (enviado) a violeta (abierto). Además, al pasar el cursor sobre el icono violeta, verás la fecha y hora exacta de apertura.La tarjeta “Tasa de apertura” también muestra el porcentaje general de emails abiertos.
¿Por qué un recordatorio aparece como fallido?
¿Por qué un recordatorio aparece como fallido?
Los recordatorios pueden fallar por varias razones:
- El paciente no tiene email registrado
- El email del paciente es inválido
- Problemas temporales con el servidor de correo
¿Puedo editar un recordatorio programado?
¿Puedo editar un recordatorio programado?
No es posible editar recordatorios existentes. Si necesitas cambiar el mensaje o la fecha:
- Elimina el recordatorio programado
- Crea uno nuevo con la información correcta
¿Por qué no puedo seleccionar ciertos horarios?
¿Por qué no puedo seleccionar ciertos horarios?
Si seleccionaste la fecha de hoy, los horarios que ya pasaron aparecen deshabilitados con la etiqueta “(pasado)”. Por ejemplo, si son las 4 PM, no podrás elegir “En la mañana (9:00 AM)” ni “En la tarde (2:00 PM)”.
¿Desde qué dirección se envían los emails?
¿Desde qué dirección se envían los emails?
Los emails se envían desde
reminder@updates.cimaos.com con el nombre de tu clínica como remitente. Esto asegura una alta tasa de entrega y evita que los emails lleguen a spam.¿El WhatsApp se manda solo?
¿El WhatsApp se manda solo?
No. CIMAOS abre WhatsApp con el mensaje ya escrito en la conversación del paciente, y tú aprietas enviar desde tu propio WhatsApp. Nunca envía mensajes por su cuenta.Lo mismo aplica a las confirmaciones de citas por WhatsApp.
Envié el recordatorio por WhatsApp, ¿el paciente va a recibir también el email?
Envié el recordatorio por WhatsApp, ¿el paciente va a recibir también el email?
Depende de cómo lo enviaste:
- Con No enviar por correo encendido → el correo se cancela y el paciente recibe solo el WhatsApp
- Con el interruptor apagado → el correo sale igual en su fecha programada, así que el paciente recibe los dos
¿Por qué no veo en la campana los recordatorios de mis colegas?
¿Por qué no veo en la campana los recordatorios de mis colegas?
Si tu rol es Profesional, la campana muestra solo los recordatorios que tú programaste. Los administradores y asistentes ven los de toda la clínica.Los recordatorios de un paciente puntual siempre los ves completos entrando a su ficha.
Programé un recordatorio para dentro de un mes y no aparece en la campana
Programé un recordatorio para dentro de un mes y no aparece en la campana
El panel muestra los próximos 7 días. Todo lo posterior está en el grupo Más adelante, que viene colapsado: despliégalo y se cargan.
¿Qué pasa si el paciente no tiene email?
¿Qué pasa si el paciente no tiene email?
Si intentas enviar un recordatorio a un paciente sin email registrado, el sistema mostrará un error y el recordatorio quedará marcado como fallido. Asegúrate de que el paciente tenga un email válido registrado en su ficha.
¿Puedo programar recordatorios para fechas muy lejanas?
¿Puedo programar recordatorios para fechas muy lejanas?
Sí, puedes programar recordatorios para cualquier fecha futura. No hay límite máximo. Esto es útil para recordatorios de controles anuales o seguimientos a largo plazo.
Ver también
- Sesiones - Historial de citas del paciente
- Evoluciones - Notas clínicas y tratamientos
- Confirmaciones por WhatsApp - Confirmación de citas desde el calendario
- Datos de la Clínica - Configura los datos que aparecen en emails